Définissez un objectif clair
Lors de vos différents échanges avec les équipes marketing, vous aurez surement défini l’objectif derrière l’organisation de votre évènement. Parfois la marque veut accompagner le lancement d’un nouveau produit ou service, en invitant ses clients VIP et des journalistes de la presse concernée. D’autres fois, l’évènement est l’occasion de renforcer l’esprit d’équipe et de cohésion entre les collaborateurs. En ayant une idée claire de l’objectif et l’ampleur de la fête organisée, vous aurez la possibilité de planifier les activités en conséquence.
Une fois l’objectif déterminé, l’étape suivante est de cerner le thème de la fête ou au moins son style. Est-ce que c’est une fête plutôt professionnelle ou décontractée ? Originale ou classique ? Quel sujet traite-t-elle ? Quelle image cherchez-vous à promouvoir ?
Le type d’événement que vous organisez déterminera le ton, le thème et même le lieu lui-même. Il vous permettra également de planifier les processus administratifs à mettre en place, ainsi que d’affecter les bonnes personnes aux bons projets afin de garder les choses sous contrôle. Elle vous aidera également à déterminer la technologie nécessaire et ce que vos clients ou collègues peuvent attendre.
Ensuite nous arrivons au point difficile de la gestion d’un événement, à savoir fixer une date ! Le dilemme est de trouver un créneau adéquat qui pourra rassembler le plus grand nombre de participants. Une tâche difficile lorsque les personnes concernées ont des agendas très chargés.
Si vous êtes dans une société à taille humaine et que l’évènement concerne plutôt des collaborateurs. Vous pouvez commencer par un sondage en ligne, et ensuite vérifier les calendriers des personnes importantes. Par contre, si vous envisagez d’organiser cet évènement pour des clients, il faudra bien vérifier leur agenda d’évènement clé, de jours fériés et de disponibilité. Vous pouvez rentrer en contact avec eux dès le début du processus afin de ne pas changer vos plans à la dernière minute.
Cette étape nécessite d’être faite dans les plus brefs délais et le plus tôt possible dans une année. Toute la gestion dernière pour être facilité. Vous pouvez ainsi déjà avoir un créneau dans l’agenda des personnalités importantes.
Déterminer votre budget
Selon l’enveloppe budgétaire disponible, la taille de votre société et l’importance de l’évènement, vous pourrez définir les activités de la fête. Cependant, gardez en tête que vous devez toujours considérer que 90 % du budget prévu et de laisser toujours une marge de 10 % minimum pour les imprévus.
Lors de la négociation de vos prestations, soyez exigeant et surveillez vos dépenses. Les partenaires ne sont pas toujours de bonne foi et peuvent cacher des frais administratifs ou des suppléments sous des phrases en très petit caractère, que vous aurez omis par maladresse !
Quelques extra sont parfois oubliés lors de la préparation des soirées. Les invitations papier lors d’un évènement luxueux par exemple ! Faites une liste en impliquant toute l’équipe communication, afin de ne rien oublier !
Une fois tout est maitrisé et les invitations envoyées. Vous arrivez au stade de l’ajustement. Cette étape est cruciale pour ne pas perdre trop d’argent et pouvoir reporter une partie sur des évènements futurs. L’objectif est de vous assurer de la présence du maximum de personnes invitées. Pour cela, donnez-leur une date limite de validation par exemple.
Le nombre est très important afin de mieux maitriser le cout de la nourriture et des activités de la soirée. Prévoyez cette petite fluctuation dans vos plans et votre contrat de devis avec les prestataires !
Trouver le lieu de réception
Le lieu fait partie des aspects importants d’un évènement. Il définit le style de celui-là (classe, originale, branchée…). Vous devez savoir quel type de lieu conviendrait au thème de votre soirée, à votre budget et à vos invites. L’accessibilité du lieu où la disponibilité de place de parking à côté est à prendre en compte afin de mieux organiser les déplacements et éviter des absences liées uniquement à cet empêchement.
Cernez vos besoins et ceux de vos invites avant de signer pour un lieu. Cela vous permettra de poser toutes les questions importantes avant de vous engager. La présence de commodités peut vous soulager énormément, surtout si votre évènement est de grande envergure.
N’oubliez pas les conditions météorologiques lors de l’organisation. La période de l’année doit être en adéquation avec le thème et les activités proposés.
Facilitez le déplacement de vos convives
Déplacer un grand nombre de personnes vers une destination précise n’est pas une simple affaire. Il est alors essentiel de s’assurer de la disponibilité des moyens de transport pour tous, du parking sur place et des hébergements adéquats à proximité.
Si vous assez de budget pour prendre en compte le déplacement et l’hébergement, cela représente un très bon atout. Cependant, si ce n’est pas le cas, il faudra bien informer vos convives des différents dispositifs mis en place pour faciliter ces deux éléments, la communication d’une petite présentation est une bonne initiative. Sans oublier de mentionner les coûts relatifs au déplacement. La négociation d’un prix préférentiel le temps de l’évènement sera très appréciée par vos invités !
Organiser la restauration
Selon les critères de votre évènement, à savoir, le thème, le lieu et le budget, vous pouvez passer à l’étape de la restauration. Bien que de nombreux lieux de réception offrent une alimentation sur place, ce qui facilite l’organisation, faites en sorte de proposer des menus variés, afin de couvrir les éventuelles exigences culinaires de vos invités.
La bonne réputation en restauration est à prendre au sérieux. Essayez de rassembler le maximum d’information sur le lieu, ou le traiteur choisi avant de vous engager.
Avant l’événement, prenez le temps de discuter avec vos traiteurs et de goûter les aliments en premier. Vous voulez en connaître la qualité avant de la servir à vos clients.
Pour les boissons alcoolisées, vous avez beaucoup d’options : vous pouvez les prendre en charge et dans ce cas il faudra négocier cela dès le départ avec votre traiteur. Mais si le budget ne le permet pas, vous pouvez les proposer en supplément.
L’autre façon de mieux gérer la consommation d’alcool durant votre évènement est d’avoir un nombre fixe de bouteilles par table ou de remettre à chaque invité des bons pour les boissons.
Planifiez des activités intéressantes
Pour que votre évènement ne passe pas inaperçu malgré tout le temps passé et l’énergie consacrée. Il faudra penser à des activités ou des cadeaux qui auront un impact durable sur vos invités.
La personnalisation de l’évènement est toujours appréciée, prenez en compte toujours les souhaits de vos employés et clients. Afin de susciter l’intérêt autour d’une fête, sortez de l’ordinaire en proposant un lieu atypique, une nourriture exotique ou des activités inhabituelles.
Enfin, organisez des activités ludiques, qui consolident l’esprit d’équipe. Il est important que chaque convive puisse y participer en s’amusant ! L’objectif est de passer un bon moment, de rire et de construire des relations durables.
L’organisation d’un évènement représente énormément de défis potentiels. Chaque étape est cruciale et les surprises sont toujours à prévoir et à anticiper ! La clé de la réussite est le calme, l’organisation et la bonne gestion. Restez en contact avec vos invités et respectez les 90 % de votre budget. Soyez exigeant et ferme avec les différents prestataires, afin de garder le contrôle sur le déroulement de la soirée. Et puis enfin, gardez une trace de la préparation et de l’organisation de l’événement.